Osakeyhtiötä Baltic Pack EST (jäljempänä Baltic Pack tai myös me) varten on tärkeää, että asiakkaamme (jäljempänä myös Sinä) tuntisivat olonsa turvalliseksi ja hyväksi kommunikoidessaan kanssamme ja tilatessaan tuotteita. Siksi huolehdimme myös siitä, että henkilötietosi olisivat luonamme suojattu.
Näiden yksityisyysehtojen tavoite on auttaa Sinua ymmärtämään, mistä saamme henkilötietojasi, millaisiin tarkoituksiin ja miten niitä käytämme ja millaiset ovat Sinun oikeutesi liittyen henkilötietoihisi.
Nämä yksityisyysehdot koskevat Sinua, kun tilaat Vins de France- verkkokaupastamme tuotteita joko rekisteröityneenä (eli tilin omaavana) asiakkaana tai vierailijana (ml. Yritysasiakkaan edustajana), mutta myös silloin kun esität vain tietopyynnön verkkosivullamme vinsdefrance.ee tai otat yhteyttä meihin puhelimitse tai sähköpostitse.
1. Henkilötietojen rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on henkilö, joka päättää miksi ja kuinka henkilötietoja käsitellään.
Verkkosivun vinsdefrance.ee ylläpitäjä ja henkilötietojesi rekisterinpitäjä on:
Osakeyhtiö Baltic Pack EST
Osoite: Pae 1-7, Pärnu, 80010 Pärnumaa
Sähköposti: office@balticpack.ee
2. Millaisia henkilötietoja keräämme ja mistä ne saamme?
Mitä henkilötietoja käytämme kussakin tapauksessa riippuu siitä, missä tarkoituksessa otat meihin yhteyttä ja millaisia tietoja annat meille. Tiettyjä tietoja tarvitsemme varmasti, jotta voimme tarjota Sinulle palvelua – sellaiset pakolliset tiedot on merkitty tähdellä (*).
Edellä mainitusta riippuen saatamme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja.
- henkilön tunnistetiedot – etu- ja sukunimi. Nämä tiedot esität meille itse tiliä luodessasi, suorittaessasi ostoa vierailijana tai esittäessä tietopyyntöä.
- yhteystiedot – puhelinnumero, sähköpostiosoite, asuinpaikan osoite. Nämä tiedot esität meille itse tiliä luodessasi tai suorittaessasi ostoa vierailijana.
- ostohistoria – tiedot verkkokaupasta ostamistasi tuotteista (tuote, määrä, hinta, ostopäivämäärä). Nämä tiedot annat tuotteita tilatessasi verkkokauppaympäristössämme.
- yritysasiakkaan edustajan tiedot – oikeushenkilöasiakkaan tai muun juridisen henkilön yhteistyökumppanin etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnimike. Nämä tiedot esität meille itse tiliä luodessasi, suorittaessasi ostoa vierailijana tai esitäessäsi tietopyyntöä.
Emme tallenna maksut-, luotto- tai pankkikorttitietoja.
3. Mihin tarkoitukseen ja millä oikeusperusteilla käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietoja käytetään eri tarkoituksiin ja jokaisessa tarkoituksessa tietojen käsittelyn on tapahduttava laillisin perustein. Baltic Pack luottaa seuraaviin oikeusperusteisiin henkilötietojesi käsittelyssä:
- sopimuksen täyttämiseen tarvittava tietojenkäsittely
Käsittelemme tietoja tällä oikeusperusteella, jos se on tarpeellista kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai sen solmimista edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi.
- Baltic Packi:lle laissa asetetun velvoitteen täyttämiseksi tarvittava tietojenkäsittely
Tietyissä tapauksissa meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, koska laki velvoittaa meidät siihen. Jos tietojen käsittely velvollisuus perustuu lakiin, niin me emme tai Sinä et voi vaikuttaa tällaisten tietojen käsittelyyn.
- Baltic Packin oikeutettuun etuun perustuva tietojenkäsittely
Oikeutettu etu tarkoittaa sitä, että meidän ei tarvitse käsitellä tietojasi suoraan sopimuksen täyttämiseksi eikä meillä ole käsittelyyn lakisääteistä velvollisuutta, mutta meidän täytyy silti käsitellä tietoja. Tämän tarkoituksena on kehittää palveluitamme ja tuotteitamme tehdäksemme niistä parempia Sinulle; tehdä liiketoimintapäätöksiä, tehdä tilastoja. Käsittelemme oikeutetun edun perusteella myös yritysasiakkaan tietoja, jotta voimme täyttää oikeushenkilöasiakkaan solmitun sopimuksen ja tilaukset sekä kommunikoida asiakkaan kanssa tästä aiheesta.
Koska emme ole lain tai sopimuksemme mukaan velvollisia käsittelemään tietoja oikeutetun edun perusteella, emme pyydä suostumustasi, mutta Sinulla on oikeus pyytää meiltä selvityksiä sekä esittää vastalause, jos huomaat, että tietojesi käsittely alla oleviin tarkoituksiin loukkaa oikeuksiasi.
- suostumukseesi perustuva tietojenkäsittely
Tietyissä tapauksissa tarvitsemme tietojesi käsittelyyn Sinun suostumuksesi – esim. suoramarkkinointi-ilmoitusten välittämiseen, mutta myös jos meillä ei ole tietojen käsittelyyn muuta laillista perustetta.
Muutamia esimerkkejä siitä, millaisiin tarkoituksiin ja millä laillisilla perusteilla käsittelemme henkilötietojasi.
Henkilötietojen käsittelyn tavoite
Sopimusta edeltävät suhteet (tarjousten kysyminen ja niihin vastaaminen)
Tilausten hallinta, tuotteiden toimittaminen
Laskutukset (laskujen laatiminen, laskutus ja maksujen periminen)
Asiakassuhteen ylläpito, kehittäminen (sopimusten solmiminen, sopimuksen täytäntöönpanoon liittyvän tiedon välittäminen)
Asiakkaan tunnistaminen
Asiakkaan palvelujen tuottamiseen vaikuttavien olosuhteiden ja tapahtumien hallinta (informointi, valitusten ratkaiseminen, asiakastuen palvelut)
Kirjanpito (ml. kirjanpidon perusasiakirjojen säilyttäminen)
Tietosuojavirastolle ja rekisteröidylle taholle henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen.
Julkisen vallan elinten ja viranomaisten tietopyyntöihin vastaaminen
Yritysasiakkaan edustajan kanssa kommunikoiminen sopimusten ja tilausten täyttämiseksi yritysasiakkaan kanssa ja muun asiakassuhteen puitteissa
Asiakassuhteen ylläpitäminen (tietopyyntöihin vastaaminen, yleinen asiakaspalvelu, tiedonvaihto)
4. Kuka Baltic Packi:n lisäksi vielä voi käsitellä henkilötietojasi?
Jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tavoitteiden saavuttamiseksi, voimme jakaa henkilötietojasi seuraavien henkilöiden kanssa:
- meille palveluja tarjoavat henkilöt: seuraavia palveluita tarjoavilla henkilöillä on pääsy tietoihisi tarpeellisessa määrin (eli niin paljon kuin tarvitsemme palvelun tarjoamiseksi): Taloushallinnon ohjelmiston tarjoaja, IT-hallinto- ja huoltopalvelun tarjoaja, sähköpostipalvelinpalvelun tarjoaja, tilintarkastaja, asianajajat, saatavien perintäasiamiespalvelun tarjoaja, asiakastuen tarjoaja, markkinointi- ja mainoskumppanit, maksupalveluiden tarjoajat.
- julkisen vallan elimet: (esim. PPA, Tietosuojavirasto): välitämme tietojasi vain, jos laki velvoittaa meitä tekemään niin.
- kolmannet osapuolet Baltic Packin toimiin liittyen: voimme jakaa tietojasi kolmansille osapuolille korporatiivisen toimen, esimerkiksi yrityksen tai sen osan myynnin puitteissa toiselle yritykselle. Samoin yhteisyrityksen perustamisen, sulautumisen tai muulla tavoin yrityksen uudelleenorganisoinnin yhteydessä.
Säilytämme henkilötietojasi Zone Media OÜ:n tarjoamassa ja suojatussa verkkopalvelimessa. Pääsy näihin tietokonepalvelimiin tapahtuu palomuurien ja turvaporttien kautta. Emme säilytä tai välitä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
5. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin laki vaatii tai niin kauan kuin on tarpeen tietosuojakäytännössä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Alla tuomme muutamia esimerkkejä tietojen säilyttämisen määräajoista:
Säilyttämisen määräaika esimerkit
7 vuotta (sopimuksen päättymisestä, irtisanomisesta) kirjanpidon perusasiakirjat (esim. asiakassopimus, tilaukset ja laskut).
Kunnes suostumus peruutetaan: tietoja varten, joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esim. suoramarkkinointitarjousten välittäminen Sinulle sähköpostitse tai puhelimitse.
Tarkempaa tietoa henkilötietojesi säilytysajasta saat lähettämällä vastaavan pyynnön office@balticpack.ee.
6. Henkilötietojesi turvallisuus
Baltic Pack on laatinut tarvittavat juridiset, organisatoriset, fyysiset ja tekniset turvatoimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi. Muutamia esimerkkejä käytössämme olevista toimenpiteistä:
Fyysiset toimenpiteet – henkilötietoja sisältäviä paperillisia asiakirjoja säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa, joihin vain tietyillä työntekijöillä on pääsy työtehtävien hoitamiseksi; tietojen käsittely tilat ja IT-järjestelmät ovat riittävästi suojattuja tulelta, ylikuumenemiselta, vedeltä, sähkönvaihteluilta ja sähkökatkoilta.
Tekniset toimenpiteet – kaikki työtietokoneet on suojattu salasanallisella näytönsäästäjällä työntekijän lähtiessä; on taattu, että IT-järjestelmä ei mahdollista uusia pääsy-yrityksiä ja lukitsee käyttäjätunnuksen, jos epäonnistuneiden pääsy-yritysten määrä ylittää tietyn rajan; on taattu, että erityisen uhanalaiset järjestelmät (esim. kannettavat tietokoneet, älypuhelimet) on tarpeeksi hyvin suojattu (käyttämällä esimerkiksi salausta tai muita tapoja).
Organisatoriset toimenpiteet – kaikille IT-järjestelmien käyttäjille on määrätty roolit ja profiilit; on taattu, että pääsyoikeudet perutaan työntekijän lähtiessä Baltic Packi:sta; on taattu, että julkisesti käytettävistä tiloista ei pääse ilman valtuutusta tiloihin, joita käytetään henkilötietojen käsittelyyn.
Verkkokaupan käyttäjätilisi tiedot on suojattu salasanalla. Suojan takaamiseksi älä jaa salasanaasi kolmansille osapuolille. Suosittelemme sulkemaan selainikkunan, kun lopetat istunnon jos jaat tietokoneen muiden kanssa. Uloskirjautuminen suojaa tietojasi, jos käytät tietokonetta jonkun muun kanssa tai julkisessa tilassa.
7. Henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi
Oikeus tutustua tietoihin – Sinulla on oikeus tietää, millaisia tietoja olemme Sinusta keränneet, mihin tarkoitukseen niitä käsitellään; kenelle tietoja julkaistaan; kuinka kauan tietoja säilytetään; millaiset ovat oikeutesi tietojen korjaamiseen, poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen liittyen.
Oikeus tietojen korjaamiseen – Sinulla on oikeus vaatia Sinua koskevien henkilötietojen korjaamista, jos ne ovat virheellisiä tai puutteellisia. Joitakin tietoja voit muuttaa myös itse kirjautumalla sisään Baltic Pack tilillesi.
Oikeus tietojen poistamiseen – tietyissä tapauksissa Sinulla on oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi, sitä erityisesti silloin, kun emme niitä tarvitse, otat takaisin meille tietojen käsittelyä varten annetun suostumuksesi ja tietojen jatkokäsittelylle ei ole muuta perustetta tai jos olemme käyttäneet tietojasi laittomasti.
Oikeus tietojen rajoittamiseen – Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyksi ajaksi (esim. jos olet esittänyt vastalauseen tietojenkäsittelyn osalta).
Oikeus esittää vastalauseita – sinulla on oikeus esittää vastalauseita sellaisten tietojen käsittelyyn, jonka perustana on Baltic Packin oikeutettu etu, ml. profilointi tällaisella oikeusperusteella. Esittäessäsi vastalauseen esittäessä meidän on lopetettava henkilötietojesi käsittely, ellemme pysty todistamaan, että käsittelemme henkilötietojasi oikeutetusta syystä tai oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai suojaamiseksi. Sinulla on myös oikeus esittää vastalause henkilötietojesi käsittelyn osalta, jonka tavoitteena on suoramarkkinointi, tällaisen vastalauseen perusteella lopetamme tietojen käytön suoramarkkinointiin.
Oikeus tietojen siirtämiseen – jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssamme solmittuun sopimukseen ja tietoja käsitellään automaattisesti, niin Sinulla on oikeus saada Sinua koskevia henkilötietoja, jotka olet meille toimittanut, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on myös oikeus vaatia, että Baltic
Pack välittäisi tiedot suoraan toiselle palveluntarjoajalle, jos se on teknisesti mahdollista (eli toinen palveluntarjoaja pystyy vastaanottamaan ne lähetetyssä muodossa).
Jos haluat käyttää jotakin yllä olevista oikeuksistasi, pyydämme ottamaan yhteyttä
office@balticpack.ee. Jotta voimme vastata pyyntöösi, meidän on tunnistettava sinut etukäteen, jotta emme luovuta tietojasi luvattomalle henkilölle. Vastaamme tiedusteluihisi 30 päivän aikana.
8. Oikeus esittää valitus Tietosuojavirastolle ja tuomioistuimeen
Kunnioitamme yksityisyyttäsi ja haluamme, että tietojesi käsittely olisi läpinäkyvää ja ymmärrettävää. Tätä varten olemme laatineet nämä tietosuojaehdot. Jos haluat lisätietoja henkilötietojesi tai oikeuksiesi käyttämisestä, niin Sinulla on aina mahdollisuus ottaa meihin yhteyttä office@balticpack.ee.
Jos uskot, että Sinua koskevien henkilötietojen käsittely rikkoo yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, niin Sinulla on oikeus kääntyä oikeuksiesi ja etujesi turvaamiseksi Tietosuojaviraston tai tuomioistuimen puoleen.
9. Yksityisyysehtojen muuttaminen
Baltic Pack voi yksipuolisesti muuttaa ja täydentää näitä tietosuojaehtoja ajoittain, erityisesti jos henkilötietojen käsittelyä ja suojaa säätelevä lainsäädäntö tai oma tietojenkäsittelymme muuttuu. Tietosuojaehtojen päivittämisestä ilmoitamme verkkosivuillamme.